Servizio
Coordinamento On-Site
Hai già pianificato tutto l'evento e ti serve qualcuno a cui affidare il suo coordinamento? Studio il tuo progetto, coordino i fornitori assegnati e tengo la regia della giornata, dal montaggio allo smontaggio.
È il servizio che scelgono le agenzie e le aziende che hanno gestito in autonomia l'evento e hanno bisogno di una figura senior che lo presidi.
Non riscrivo il piano di qualcun altro: lo faccio funzionare.
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Che cosa comprende
Studio del progetto
Prima dell'evento leggo tutto quello che è già stato deciso: scaletta, planimetrie, contratti con i fornitori, tempi di montaggio, ruoli assegnati. Arrivo sul posto con un'idea chiara di ogni movimento della giornata.
Coordinamento dei fornitori assegnati
Divento il punto di riferimento unico per le squadre in loco: allestitori, service, catering, hostess, security. Ognuno sa a chi chiedere e tu smetti di ricevere infinite telefonate, perché c'è qualcuno che si occupa di tutto per te.
Regia della giornata
Tengo i tempi della scaletta e verifico che ogni fase parta quando deve: montaggi, accoglienza, interventi dal palco, servizio, trasferimenti. È il lavoro che non si nota quando è fatto bene, e si nota subito quando manca.
Gestione degli imprevisti
Un fornitore in ritardo, una consegna incompleta, il meteo che cambia i piani. Sono le cose che capitano in ogni evento: la differenza la fa averle già viste e sapere in che ordine risolverle. Quando serve prendo decisioni sul momento, nel perimetro che abbiamo concordato.
Chiusura e restituzione
Seguo lo smontaggio e la riconsegna degli spazi, e ti lascio un resoconto di com'è andata: cosa ha funzionato, dove si è perso tempo, cosa cambierei alla prossima edizione.
Quando serve questo servizio
- Il progetto è già pianificato da un project manager e serve solo l'esecuzione sul campo.
- Il team interno è impegnato su più eventi in contemporanea e non può presidiarli tutti.
- L'evento si tiene in una città dove non hai una persona di fiducia.
- Serve una figura senior che parli anche inglese o spagnolo con fornitori e ospiti internazionali.
Cosa lo distingue dall'event management
Sono due servizi diversi e conviene non confonderli.
Coordinamento On-Site
Entro su un progetto già definito. Non gestisco budget né scouting: mi occupo di far succedere le cose nei giorni dell'evento.
Event Management
Seguo l'evento dall'inizio: obiettivi, pianificazione, budget, selezione dei fornitori, produzione e consuntivo finale.
Domande frequenti
Quanto prima devo bloccare la data?
Prima è, meglio è. Nei periodi di alta stagione le date disponibili si esauriscono con diversi mesi di anticipo.
Servono giornate di sopralluogo prima dell'evento?
Sono sempre molto consigliate e necessarie per eventi strutturati.
Per un evento in una location dove ancora non ho lavorato, un sopralluogo è sicuramente sempre necessario. Questo aspetto lo valutiamo insieme quando mi parlerai del tuo evento.
Puoi coordinare eventi di più giorni?
Sì, in base alle date disponibili.
Lavori anche con fornitori che non conosci?
Sì, è la norma in questo servizio: i fornitori li ha già scelti chi ha pianificato. Il mio lavoro è coordinarli ai fini dell'evento.
E se durante l'evento serve prendere una decisione importante?
Prima di iniziare definiamo cosa posso decidere in autonomia e cosa richiede il tuo via libera, nel caso in cui ci siano linee guida particolari da seguire in base alle necessità dell'evento.
Hai già le date del tuo evento?
Scrivimi con data e città dell'evento: ti dico subito se sono disponibile e cosa mi serve per prepararmi.
ScrivimiSe invece l'evento è ancora da costruire o in fase di pianificazione, il servizio giusto è l'event management. Puoi anche vedere il portfolio dei progetti o leggere come lavoro.