Budget di un evento aziendale: come si costruisce
Un budget evento non è una cifra da rispettare a fine progetto: è uno strumento che si aggiorna ogni volta che si firma un preventivo. Qui trovi le voci da mettere in conto, quali pesano davvero e dove si nascondono i costi che quasi tutti dimenticano.
Da cosa si parte
Ci sono due modi di iniziare, e cambiano tutto il lavoro che viene dopo.
Il primo: c'è un budget e si costruisce l'evento dentro quel numero. È il caso più frequente in azienda. Qui il lavoro consiste nel decidere presto dove concentrare la spesa e dove rinunciare, invece di distribuirla in modo uniforme e ottenere un evento mediocre ovunque.
Il secondo: c'è un evento da fare e si stima quanto costa. Qui il rischio è la stima ottimistica, che poi diventa una richiesta di integrazione a metà percorso.
In entrambi i casi la prima cifra da avere in testa è il costo per partecipante: è il numero che permette di capire subito se l'evento immaginato sta dentro il budget disponibile, prima ancora di chiedere un preventivo.
Le voci di costo, in ordine di peso
In un evento aziendale medio la parte più grossa se ne va sempre nelle stesse tre voci. Vanno stimate per prime perché condizionano tutte le altre.
Location
Oltre all'affitto contano gli extra: orari di montaggio e smontaggio, personale della struttura, utenze, eventuale sala di regia, penali per il superamento degli orari. Una location "economica" con montaggio limitato a poche ore può costare più di una più cara con accesso libero il giorno prima.
Catering
Varia enormemente per formato: coffee break, light lunch, cena servita, cena di gala. Attenzione a cosa comprende il preventivo: personale, noleggio di stoviglie e arredi, allestimento dei tavoli, trasporto e, se la location non ha cucina, il costo di una cucina mobile.
Tecnica e allestimenti
Audio, luci, video, palco, arredi, grafica e stampe. Cresce con la complessità della scaletta più che con il numero di partecipanti: un evento da 80 persone con tre interventi video costa più tecnica di uno da 200 con solo un microfono.
Sotto queste tre ci sono trasporti (navette, transfer, spostamenti tra location), personale (hostess, security, tecnici in giornata), permessi e assicurazioni, materiali per i partecipanti e, se previsto, intrattenimento.
Le voci che si dimenticano sempre
Sono quelle che non compaiono in nessun preventivo iniziale e che a consuntivo pesano molto più di quanto ci si aspetti.
- Straordinari di montaggio. Se il montaggio sfora, sforano i costi di tutte le squadre in loco contemporaneamente.
- Sopralluoghi. Viaggi e trasferte del team prima dell'evento, soprattutto fuori città.
- Pasti e alloggio dello staff. Su un evento di più giorni diventano una voce a sé.
- Spedizioni e stoccaggio. Materiali che arrivano prima e devono stare da qualche parte.
- Variazioni sui numeri. Dopo la conferma definitiva ai fornitori, ogni cambio si paga.
- Smontaggio e ripristino. Riconsegna degli spazi, smaltimento, eventuali danni.
Come si confrontano i preventivi
Questa è la parte in cui si trovano i risparmi veri, e quasi nessuno la fa fino in fondo.
Tre preventivi per lo stesso servizio arrivano quasi sempre con perimetri diversi. Uno include il trasporto, l'altro no. Uno prevede due ore di personale in più. Uno conteggia il noleggio separatamente. Confrontare i totali senza riportarli allo stesso perimetro significa scegliere quasi a caso.
Il metodo è noioso ma funziona: si costruisce una tabella con le voci a sinistra e i fornitori in colonna, e si compila riga per riga, chiedendo a ciascuno quanto costa quello che non ha incluso. Nella mia esperienza, dopo questo passaggio la classifica cambia molto spesso, e a volte il preventivo che sembrava più caro è quello che costa meno.
Quanto margine tenere
Un margine per gli imprevisti va sempre previsto, e va previsto all'inizio, non recuperato alla fine tagliando qualcosa.
Quanto dipende da due fattori: quanto è complesso l'evento e quanto tempo c'è. Un evento su una sola location con sei mesi davanti ha bisogno di meno margine di un evento itinerante su più tappe organizzato in tre mesi. Nel secondo caso gli imprevisti non sono un'eventualità, sono una certezza statistica: più variabili ci sono, più è probabile che qualcuna salti.
Il margine non è denaro sprecato. È quello che permette di risolvere un problema il giorno stesso senza dover chiedere un'autorizzazione mentre gli ospiti stanno arrivando.
Il consuntivo: perché serve davvero
Dopo l'evento si verificano le fatture rispetto a quanto concordato e si chiude il quadro finale dei costi. È la fase che viene saltata più spesso, e saltarla ha una conseguenza precisa: l'edizione successiva riparte dalle stesse stime approssimative.
Un consuntivo fatto bene dice quali voci sono state sottostimate, dove si è speso più del previsto e perché. È l'unico modo per cui il budget del secondo anno sia più preciso di quello del primo.
Devi impostare un budget?
Scrivimi formato, numero di partecipanti e destinazione, con il budget indicativo se ce l'hai. Capiamo come posso supportarti ed il servizio più adatto al tuo caso.
ScrivimiSe stai partendo da zero, comincia da come organizzare un evento aziendale. Se invece il dubbio sono i tempi, trovi tutto in quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale. La costruzione e il controllo del budget sono parte del servizio di event management.