Quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale
La risposta breve: per un evento aziendale strutturato, tra un anno e sei mesi. La risposta utile è capire a cosa serve quel tempo, perché è quello che permette di decidere cosa fare quando ne hai meno.
Quanto anticipo serve, per tipo di evento
Non esiste un numero unico, perché non è la durata dell'evento a determinare il tempo di preparazione: è il numero di variabili da incastrare.
Le finestre qui sotto sono linee guida generiche: variano a seconda del tipo di evento, della destinazione e di quanto è già stato deciso quando si parte.
Da 10 a 12 mesi
Convention con centinaia di partecipanti, incentive su più destinazioni, eventi che occupano una location per più giorni, progetti con ospiti o relatori da confermare in anticipo. Qui il vincolo vero è la disponibilità della location nelle date giuste.
Da 6 a 9 mesi
Eventi aziendali strutturati su una sola destinazione: convention interne, kick-off commerciali, cene di gala, premiazioni. È la finestra in cui vengo contattata più spesso, e in cui si lavora bene.
Da 3 a 5 mesi
Eventi più contenuti, o eventi strutturati dove location e data sono già bloccate. Si può fare, ma le scelte sui fornitori si restringono e la negoziazione ha meno margine.
Sotto i 3 mesi
Si lavora su quello che è ancora disponibile. Di solito in questi casi il supporto è parziale: si entra su una parte del progetto, non su tutto. Spesso la forma giusta è il coordinamento on-site, cioè presidiare l'esecuzione di quello che è già stato deciso.
Il retro-planning: si parte dalla data e si va indietro
Il piano di lavoro non si costruisce da oggi in avanti, si costruisce dalla data dell'evento all'indietro. È l'unico modo per accorgersi in tempo che una scadenza è già passata.
Prendi la data. Metti il montaggio. Da lì risali: consegna degli allestimenti, conferma dei numeri definitivi, chiusura delle adesioni, invio degli inviti, save the date, firma dei contratti, raccolta dei preventivi, sopralluogo, blocco della location. Ogni passaggio ha bisogno di quello prima.
Quando questo esercizio dice che il sopralluogo andava fatto il mese scorso, hai due opzioni: spostare la data o ridurre il perimetro. Scoprirlo adesso costa molto meno che scoprirlo a metà percorso.
Le scadenze che non si spostano
Alcune cose hanno tempi tecnici che non dipendono da quanto ci si impegna.
- Location richieste. Le date buone nelle location buone si esauriscono con mesi di anticipo, e in alta stagione anche di più.
- Permessi e autorizzazioni. Hanno tempi amministrativi propri. Se l'evento tocca suolo pubblico o prevede somministrazione, vanno avviati per tempo.
- Produzione degli allestimenti. Stampe, strutture e materiali personalizzati hanno tempi di lavorazione e consegna che non si comprimono.
- Numeri definitivi ai fornitori. Catering e trasporti chiedono conferme in anticipo, e dopo quella data le variazioni si pagano.
- Adesioni dei partecipanti. Vanno chiuse prima dei numeri definitivi, non insieme.
Cosa succede davvero con tempi stretti
Con poco tempo non è solo una questione di costo. Su un evento strutturato, dove i servizi coinvolti sono molti, il tempo che manca diventa soprattutto un problema di gestione: le cose vanno fatte in un ordine preciso e ogni passaggio ha bisogno che quello prima sia chiuso. Quando la sequenza si comprime il lavoro non si comprime con lei, si accavalla, e le scadenze tecniche restano dove sono.
Le tre cose che cambiano sono sempre le stesse. La scelta si riduce: si lavora con chi è ancora libero, non con chi sarebbe il più adatto. La negoziazione si accorcia: c'è meno tempo per confrontare preventivi a parità di condizioni, e il confronto è dove si trovano i risparmi. Gli imprevisti pesano di più: se un fornitore salta a due settimane dall'evento, con sei mesi davanti si sostituisce, con due settimane si trova una soluzione di ripiego.
E tutte queste considerazioni escludono tutta la struttura relativa alla comunicazione dell'evento, che è un discorso a parte.
Detto questo, di eventi con tempi stretti ne ho fatti molti. Cambia solo il modo in cui si imposta il progetto all'inizio: si decide cosa si può ottenere davvero in quel tempo, invece di scoprirlo strada facendo.
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ScrivimiQuesta guida fa parte di un percorso più ampio: parti da come organizzare un evento aziendale, oppure passa a come si costruisce il budget. Se vuoi affidare a qualcuno l'intero percorso, è il servizio di event management.