Come organizzare un evento aziendale
In dodici anni ho gestito oltre 250 progetti, e la domanda che ricevo più spesso è sempre la stessa: da dove si comincia. Qui trovi le fasi nell'ordine in cui vanno affrontate, i tempi che servono davvero e le cose che, quando saltano, costano di più.
Si parte dall'obiettivo, non dalla data
Quasi tutti iniziano da due cose: una data e un numero di invitati. Sono le informazioni più facili da avere, ma sono anche quelle che non dicono niente su come andrà l'evento.
La prima domanda utile è un'altra: a che cosa serve questo evento. Presentare un prodotto, premiare una rete commerciale, tenere insieme un team dopo una riorganizzazione, farsi vedere da un pubblico di settore. Sono obiettivi diversi, e portano a eventi diversi anche a parità di budget e di partecipanti.
Un incentive per i migliori venditori e una convention interna possono avere gli stessi numeri e costare uguale, ma la scaletta, la location e persino il modo di gestire i tempi cambiano completamente. Definire l'obiettivo in una frase, prima di prenotare qualsiasi cosa, è il singolo passaggio che fa risparmiare più soldi.
Le sei fasi di un evento aziendale
Le fasi sono sempre queste, che l'evento duri mezza giornata o due settimane. Cambia quanto tempo occupa ciascuna.
1. Analisi e concept
Obiettivo, pubblico, messaggio, formato. Qui si decide se serve una plenaria, una cena di gala, un percorso itinerante o un mix. Se il concept arriva già dall'azienda o da un'agenzia, questa fase si riduce alla lettura e alla verifica di fattibilità.
2. Pianificazione e budget
Piano di lavoro con scadenze e responsabilità, e budget con le voci reali. Il budget non è un numero da rispettare a fine progetto: è uno strumento da aggiornare ogni volta che si firma un preventivo.
3. Scouting e selezione fornitori
Location, catering, allestimenti, service audio e luci, hostess, trasporti, security, permessi. È la fase più lunga e quella dove si decide la maggior parte della spesa.
4. Produzione
Contratti, planimetrie, scalette, tempi di montaggio, briefing del team. Tutto quello che il giorno dell'evento deve essere già deciso.
5. Giornata di evento
Dal montaggio allo smontaggio. Qui non si progetta più: si esegue e si gestiscono gli scostamenti.
6. Chiusura e consuntivo
Verifica delle fatture rispetto al concordato, quadro finale dei costi, debrief con chi ha partecipato all'organizzazione. È la fase che quasi tutti saltano, ed è quella che rende possibile fare meglio l'anno dopo.
Quanto tempo serve
Per un evento aziendale strutturato vengo contattata di solito tra un anno e sei mesi prima. Non è una formalità: è il tempo entro cui si trovano ancora le location buone nelle date buone.
Con meno tempo si lavora comunque, ma cambia la natura del lavoro. Sotto i tre mesi le scelte si riducono, i fornitori disponibili sono quelli rimasti liberi e il margine di negoziazione si assottiglia. Non è impossibile: è più caro, a parità di risultato.
Ne ho scritto in modo più dettagliato, con le scadenze fase per fase, in quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale.
Dove si concentrano i costi
In un evento aziendale medio, la parte più grossa del budget se ne va in location, catering e parte tecnica. Sono le tre voci che vanno stimate per prime, perché condizionano tutte le altre: una location senza cucina cambia il costo del catering, una sala senza impianto cambia il costo del service.
Quello che viene sottovalutato quasi sempre è il resto: trasporti, hostess, permessi, straordinari di montaggio, e il margine per gli imprevisti. Su un evento su più giornate queste voci non sono dettagli, sono percentuali a due cifre.
Come si costruisce un budget voce per voce l'ho spiegato in budget di un evento aziendale: come si costruisce.
Fornitori e team
Sui fornitori valgono due regole che ho imparato sul campo.
La prima: i preventivi vanno confrontati a parità di condizioni. Tre preventivi catering che sembrano diversi di migliaia di euro spesso includono cose diverse: il personale, il noleggio, l'allestimento del tavolo, il trasporto. Riportarli allo stesso perimetro è noioso e cambia la classifica quasi sempre.
La seconda: ogni persona in evento deve sapere a chi rispondere. Nelle giornate lunghe la differenza tra un evento che scorre e uno che si inceppa non è la qualità dei fornitori, è la chiarezza dei ruoli. Su un progetto da 260 partecipanti su sei tappe, questa è stata la parte che ha richiesto più preparazione e che ha fatto più differenza.
La giornata di evento
Il giorno dell'evento non si progetta niente. Si tengono i tempi, si verificano le fasi e si gestiscono le cose che non vanno come previsto, cosa che può capitare.
Quello che rende gestibile una giornata è aver deciso prima due cose: chi decide cosa e entro quale margine. Se durante il montaggio manca metà di una fornitura, chi deve autorizzare la soluzione alternativa deve essere già individuato. Cercare un'autorizzazione mentre il pubblico sta arrivando è il modo più veloce per trasformare un problema piccolo in un ritardo visibile.
Cinque errori che vedo ripetersi
- Bloccare la location prima di aver definito l'obiettivo. Poi si costruisce l'evento intorno a uno spazio che magari non serviva.
- Non tenere aggiornato il budget. Si scopre a consuntivo di aver sforato, quando non si può più intervenire.
- Confrontare preventivi non omogenei. Si sceglie il più economico e si scopre dopo cosa non era incluso.
- Lasciare i ruoli impliciti. «Ci pensa qualcuno» in evento significa che non ci pensa nessuno.
- Saltare il consuntivo. Senza numeri finali, l'edizione successiva riparte dalle stesse stime approssimative.
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ScrivimiSe ti interessa la parte operativa, continua con i tempi di organizzazione e con la costruzione del budget. Puoi anche vedere i progetti che ho seguito, o come funzionano l'event management e il coordinamento on-site.