Come si gestisce un evento su più giornate e più destinazioni

12 ottobre 2026

Un evento che resta fermo in un posto ha una location, un hotel e un fornitore per ogni servizio. Quando il programma dura più giorni e si sposta tra due o tre città, tutto questo si moltiplica, ma non è quella la parte difficile. La parte difficile è quello che succede tra una tappa e l'altra, ed è quella di cui si parla meno.

Cosa cambia quando l'evento si sposta

Le guide sugli eventi itineranti partono quasi sempre dalle destinazioni: quali città scegliere, quali location, quali attività. Sono decisioni importanti, ma sono anche le più semplici da prendere, perché ogni tappa somiglia a un evento singolo. Su un programma di quattro giorni e tre tappe, io conto cinque progetti: le tre tappe e i due trasferimenti, che si progettano con la stessa cura di una giornata di lavori.

In 12 anni e oltre 250 progetti, i problemi dei programmi su più destinazioni li ho visti nascere quasi sempre negli stessi punti: il giorno dello spostamento, i bagagli, il passaggio da un hotel all'altro, la squadra che non può essere in due posti nello stesso momento.

Il giorno di trasferimento è un giorno di lavoro

Sulla carta, Roma e Firenze sono a un'ora e mezza di treno ad alta velocità. Con un gruppo, quell'ora e mezza diventa una mezza giornata: check-out, trasferimento in stazione, attesa al binario, viaggio, arrivo, trasferimento in hotel o direttamente alla prima attività. Per un gruppo di 60 persone calcolo almeno 45 minuti tra l'uscita dall'hotel e la salita sul treno, e altrettanti all'arrivo.

C'è poi un dettaglio di orari che si dimentica spesso. Negli hotel italiani il check-out è di norma entro le 11 o le 12, il check-in dalle 14 o dalle 15. Il giorno di trasferimento lascia quindi un vuoto di tre o quattro ore in cui il gruppo non ha una camera. Quel vuoto va riempito con il programma, con una sala d'appoggio o con un pranzo, ma va deciso prima. Lasciarlo al caso significa 60 persone nella hall con il trolley.

Per questo il giorno di trasferimento non lo uso mai per i momenti più importanti del programma. Ci metto qualcosa di leggero, che si può accorciare se il treno arriva in ritardo senza far saltare il resto.

I bagagli viaggiano per conto loro

Sui treni ad alta velocità lo spazio per i bagagli è limitato, e su un convoglio pieno 60 valigie grandi non trovano posto. Nei programmi su più città faccio viaggiare quasi sempre i bagagli del gruppo separati, su un mezzo dedicato che parte dopo il ritiro dalle camere e arriva in hotel prima del gruppo. Il ritiro si organizza la sera prima: etichette con nome e hotel della tappa successiva, orario di consegna, una persona che conta i colli in partenza e una che li conta in arrivo.

Venezia è il caso in cui questo pesa di più. Dall'ultimo punto raggiungibile su strada, le valigie proseguono in barca o con i facchini, e il loro arrivo in hotel dipende dai tempi delle imbarcazioni, non da quelli del gruppo. Su una tappa veneziana il margine tra l'arrivo delle persone e quello dei bagagli va calcolato a parte, e comunicato agli ospiti prima della partenza.

Più hotel, una sola lista

Ogni tappa ha il suo hotel, e ogni hotel vuole la sua rooming list, con le sue scadenze e le sue condizioni di cancellazione. Il rischio è che le liste divergano: un ospite cambia tipologia di camera a Milano e la modifica non arriva all'hotel di Roma, oppure un partecipante che rinuncia all'ultima tappa resta in lista e la camera si paga vuota.

Io tengo una sola lista madre per tutto il programma, con una colonna per ogni tappa, e le rooming list dei singoli hotel le genero da lì. Ogni modifica si fa in un posto solo. Sembra burocrazia, ma su un gruppo di 100 persone e tre hotel le modifiche nelle ultime due settimane sono decine, e una lista sola è l'unico modo per non perderne nessuna.

Anche i contratti vanno letti insieme, non uno alla volta. Se il primo hotel permette di ridurre le camere fino a 21 giorni dall'arrivo e il terzo fino a 45 giorni dal suo arrivo, la data che decide i numeri di tutto il gruppo è la più anticipata delle due.

La squadra non può essere in due posti

Su un evento fermo, la squadra on-site lavora dove lavora il gruppo. Su un programma itinerante, mentre il gruppo è ancora nella prima città, qualcuno deve già essere nella seconda: a controllare camere, sala, allestimento, orari dei fornitori locali. Se tutta la squadra viaggia con il gruppo, arriva insieme agli ospiti e scopre i problemi quando è troppo tardi per risolverli.

La struttura che uso è semplice: una parte della squadra accompagna il gruppo, una parte lo precede di almeno mezza giornata. Su un programma di tre tappe con un centinaio di partecipanti significa, di solito, almeno una persona in anticipo su ogni tappa, oltre a chi segue il gruppo. È un costo da mettere a budget dall'inizio, perché è la voce che si tende a tagliare per prima ed è quella che evita gli imprevisti più visibili.

Un documento solo per tutte le tappe

Ogni tappa ha i suoi fornitori, i suoi contatti e i suoi orari. Se ciascuna vive in un file diverso, nessuno ha la visione d'insieme: chi è a Firenze non sa a che ora il gruppo lascia Roma, il mezzo dei bagagli non sa che il treno è cambiato.

Per i programmi su più destinazioni costruisco un unico documento operativo, giorno per giorno e ora per ora, con tutte le tappe in sequenza: spostamenti, contatti di ogni fornitore, telefoni della squadra, piano B per ogni trasferimento. Lo ricevono tutti, fornitori compresi, nella stessa versione. Quando cambia qualcosa, cambia lì, e la nuova versione sostituisce la vecchia per tutti. Le fasi che portano a questo documento, e i tempi per arrivarci, sono in quanto tempo serve per organizzare un evento aziendale.

Quando conviene restare in una sola base

Non tutti i programmi che nascono su più città devono restarci. Ogni cambio di hotel costa almeno mezza giornata di programma e una voce di budget tra trasferimenti, bagagli e squadra in anticipo. Su un evento di tre giorni, due cambi di hotel significano che quasi un terzo del tempo passa in movimento.

Quando l'obiettivo è far vedere più luoghi, spesso funziona meglio una base fissa con uscite in giornata: il gruppo resta nello stesso hotel, le valigie non si muovono, e le uscite si possono spostare o accorciare se cambiano il meteo o gli orari. Il cambio di città ha senso quando la seconda destinazione è troppo lontana per andare e tornare in giornata, o quando lo spostamento fa parte del programma stesso. Come si sceglie la base, e cosa controllare in sopralluogo, è in come scegliere la location per un evento aziendale; come mettere a budget trasferimenti e squadra è in budget di un evento aziendale.

Il percorso completo di un progetto, dal brief alla chiusura, è in come organizzare un evento aziendale. Il servizio che segue un programma su più destinazioni dall'ideazione all'esecuzione è event management; per la gestione delle giornate di evento, tappa per tappa, c'è il coordinamento on-site.